تنظيم الوقت أهم شئ في حياتنا وفقدان التخطيط الجيد للوقت أو التخطيط غير الملائم له من الأسباب الرئيسية لتضييع الوقت وتخصيص وقت أقل لمهمة أكبر أو وقت أكبر لمهمة صغيرة من الأسباب الأساسية للتخطيط السيئ لوقتك.
ضع خطة وهدف معين
لكي تتمكن بالفعل من تحسين تنظيم الوقت أنت بحاجة إلى وضع هدف واضح يمكن الوصول إليه.
وبغض النظر عن التفكير في تحسين الوقت وأن تكون أكثر إنتاجية في الأعمال الشخصية والمهنية، يجب أن تعلم أن يكون لديك هدف واضح يساعدك بالفعل على تنظيم كل ما تحتاج إليه.
وهذا يحدث لأنه عندما تضع هدفاً تتمكن بالفعل من التفكير في طرق لتنظيم وقتك أكثر وكذلك أعمالك للوصول إلى هذا الهدف.
ضع قائمة بالأعمال والمهام اليومية
بعد أن تحدد الأهداف، يمكنك البدء بالتفكير في الأعمال والإجراءات التي يجب عليك القيام بها للوصول إلى تلك الأهداف.
على سبيل المثال:
إذا كان لديك بزنس اونلاين، وتريد جذب جمهوراً أكبر لصفحة المبيعات لديك، يمكنك التفكير في الأعمال والإجراءات التالية:
- تحسين موقعك على الويب
- إنشاء مدونة
- كتابة محتويات هامة من أجل الجمهور
- إنشاء المزيد من المنشورات وطباعتها على وسائل التواصل
- إنشاء فيديوهات على قناتك في يوتيوب وغيرها من الاستراتيجيات
- بعد التفكير في كل ما يجب عليك القيام به للوصول إلى أهدافك، ضع هذه الأعمال على الورق.
ومن المهم جداً ان يكون لديك وثيقة أو مخطط يتضمن كل ما يجب عليك القيام به وهذا سيساعدك على عدم نسيانك لكل ما يجب عليك القيام به.
أعمل على منح الأولوية لما هو مهم وعاجل بالفعل
من خلال وجود قائمة من الأعمال والمهام في متناول اليد، يكون الوقت قد حان للقيام بما هو عاجل ومهم، واتخاذ القرار بالأعمال والأمور التي يمكن تأجيلها.
فكر في الأعمال الأكثر أهمية للوصول إلى أهدافك، وضعها حيز التنفيذ قبل المهام الأخرى.
لهذا عندما يكون لديك كل شيء مكتوب، يصبح أسهل بكثير عليك أن تفهم ما هو المهم، وما عليك أن تتركه لما بعد.
ولكن يجب عليك أن تلتزم الحذر لكي لا تعمل على تأجيل الأعمال والأنشطة كثيراً إذا كنت تريد ترك كل شيء إلى وقت لاحق، ولم تضع ترتيباً معيناً أو جدلاً زمنياً بما يجب عليك القيام به، وتضع تاريخاً لبداية ونهاية كل إجراء، سوف ينتهي بك المطاف لعدم تحقيق أي شيء.
لهذا السبب، حتى لو كانت لديك وظيفة كبيرة جداً، لا تنسَ أن تضعها حيز التنفيذ في وقت من الأوقات من يومك، وعن هذا بالذات سوف نتحدث الآن.
ليكن لديك تقويم
أن يكون لديك تقويم للتواريخ في بداية ونهاية كل عمل أو إجراء من الإجراءات هو أمر يساعد كثيراً على إدارة وتنظيم الوقت كما يجب في كل مرة تضع فيها فترات زمنية، فإنك ترسل أوامر للدماغ بشكل طبيعي ولا شعوري بحيث يتنبه إلى أن لديه أمر هام يجب إتمامه في فترة من الفترات.
من خلال ذلك، وحتى لو لديك أولويات للمهام المستعجلة والمهمة، لن تنسى بذلك أبداً المهام والأعمال الأخرى التي يجب عليك القيام بها فيما بعد.
قم بعمل واحد في كل مرة
لا ينفع أبداً أن تنظم مهامك وأعمالك بالترتيب حسب الأهمية، تبرمج ذلك في التقويم، إذا كنت ستقوم بكل شيء دفعة واحدة.
تجنب التقاعس
إلى جانب أهمية أن تقوم بعمل واحد في كل مرة، إلا أنه من المهم أيضاً ألا تدع الأعمال تتأجل إلى أوقات لاحقة في حال كان بإمكانك القيام بها الآن.
وهناك خطأ شائع جداً لدى الناس، وهو أنه لا يمكنهم أن يقوموا بإدارة جيدة للوقت ويقعون في شباك التقاعس التمديد في الأعمال كثيراً يجعلك لا تركّز على المهام والوظائف التي يجب عليك القيام بها.
ولهذا السبب بالذات، يجب عليك أن تفكر في الأعمال والنصائح هنا بالمجمل و مع بعض، عندما تضع فترات زمنية لتسليم بعض المهام، حتى في أوقات وتواريخ مختلفة، فإنك تبقى في حالة عمل دائم ولا تعتقد أنه لا يتوجب عليك القيام بأي شيء.
نظم مكان عملك
أن يكون لديك مناخ عمل جيد ومنظم يساعدك كثيراً على إدارة وتنظيم الوقت، وهذا لأنه في مكان عام منظم، لن تضيع الوقت وأنت تبحث عن أمر ما يجب القيام به.
ولهذا السبب، حتى لو كنت سيد عملك الشخصي، يجب أن يكون لديك حيز مخصص لممارسة الاعمال والمهام يتعلق بالبزنس.
قم ببعض الاستراحات
حتى مع وجود الكثير من الأعمال والانشطة التي يجب عليك إتمامها، من المهم جداً أن تفهم أنك تحتاج أيضاً للوقت لترتاح.
نعلم أن الكثير من الناس، خصوصاً عندما يكون لديهم الكثير من الأعمال والمهام، يفكرون في أنه من الضروري العمل من دون توقف طوال الوقت ولكن هذا هو مؤشر كبير على أنك لا تقوم بالإدارة الصحيحة لوقتك.
بالإضافة لذلك، لا يمكننا اعتبار ذلك أمراً انتاجياً، حيث أن شخصاً يجري بجسد وعقل متعبين لا يمكنه أبداً إنتاج الكثير من الأمور.
تجنب الأمور التي تجعلك تشتت انتباهك
هذه النصيحة مهمة جداً وخصوصاً لمَن يعمل من البيت فمن السهل جداً أن تخلط بين أوقات العمل و أوقات تأدية المهام المنزلية الأخرى.
بالإضافة لذلك، هناك أيضاً بعض مصادر التسلية التي قد تنتزع منك انتباهك، مثل التلفاز، الأولاد، الأقارب، الأصدقاء، وحتى الحيوانات الأليفة التي يمكن أن تلهيك و تجعلك تتوقف عن ممارسة أعمالك التي خططت لها في يوم من الأيام.
الإنترنت أيضاً هي عامل يمكن أن يسبب ضياع الوقت، وحيث يبدو هذا الترفيه مستمراً، سواء على شكل وسائل التواصل الاجتماعي، الفيديوهات واليوتيوب وحتى المقالات والمواقع على الويب.
أدرك تماماً اللحظة التي يجب عليك أن تقول "لا"
من المهم جداً ان تعرف متى تقول "لا" لبعض الأعمال أو الأنشطة التي تعتبرها غير ضرورية.
على سبيل المثال:
لنفترض أنك تعمل مع أشخاص آخرين وعندها يأتي أحد الناس ويريد أن يعقد معك اجتماعاً للتحدث عن موضوع معين والذي تعتقد أنه يمكن حل ذلك بمجرد إرسال ايميل، إذا كان ذلك حالك، اقترح عليك أن يرسل لك المعلومات التفصيلية بالإيميل، ووضح له أن الأمر لا يستدعي عقد اجتماع هذا في الحقيقة نوع من أنواع إدارة وتنظيم الوقت.
عندها ستلاحظ أن يومك سيساعدك على إنجاز الكثير من الأعمال عندما تبدأ بالقول لا لبعض الأنشطة والأعمال التي لا تعتبر إلزامية في تلك اللحظة.
اقرأ أيضا |حكاية شجرة «عصفور الجنة» وأماكن تواجدها
