كتاب دوري لتنظيم إصدار مخالصات سداد مستحقات العمالة غير المنتظمة

أصدرت وزارة القوى العاملة كتابا دوريا بشأن تنظيم إصدار مخالصات سداد مستحقات العمالة غير المنتظمة، وذلك بعد ظهور بعض المخالصات غير الصحيحة منسوب صدورها لمديريات القوي العاملة ، ما تبين من وجود بعض الملاحظات علي الأمور التنظيمية والإدارية في إدارات العمالة غير المنتظمة.

وحددت الوزارة في كتابها الدوري لتنفيذه من قبل مديري مديريات القوي العاملة علي مستوى المحافظات والمختصين، الإجراءات والضوابط الواجب الالتزام بها عند تحرير المخالصة ، وتضمنت النقاط التالية : -

·الالتزام بتسجيل كافة المستندات الخاصة بكل عملية بدفتر الوارد بالإدارة ، وتوقيع الموظف المختص بالاستلام ، ويتم تسليم المخالصات علي دفتر الصادر أو بالتوقيع علي صورة من المخالصة .

· مراجعة مدى قيام الشركة أو المقاول بسداد مستحقات العمالة غير المنتظمة عن المستخلصات السابقة وعدم إصدار أي مخالصات قبل التأكد من سداد المستخلص السابق .

·الالتزام بمتابعة سداد مستحقات العمالة غير المنتظمة عن كامل قيمة العملية او المشروع ، من بدايته وحتى المستخلص الختامي ، مع الاستمرار في متابعة جهات الإسناد بشكل دوري للوقوف علي الشركات المتأخرة في السداد لمدة لا تزيد عن ستة أشهر .

·يجب أن يتضمن نموذج المخالصة البيانات الأساسية الآتية : (رقم العقد ، ورقم المستخلص، ونوع العملية ، قيمة المستخلص وقيمة المبلغ المحصل، والمدة الزمنية للمستخلص، (من:إلي)- رقم أمر الإسناد).

·الالتزام بالتوقيع بكتابة اسم الموظف المختص ، ومدير الإدارة ، ومدير المديرية علي المخالصة، يتعين كتابة الاسم ثلاثي قبل الطباعة ، ثم التوقيع بالاسم واضحا ، وأن تكون المخالصة ممهورة بخاتم شعار الجمهورية.

· يجب اعتماد المخالصة من مدير المديرية أو من ينوب عنه في حالة غيابه ، بناء علي تفويض منه بذلك ، علي ألا يكون من ضمن المفوضين مدير الإدارة المختصة.

· يجب تسليم الموظف المختص دفتر مخالصات واحد للطباعة لحين انتهائه مع الالتزام بكتابة بيانات المخالصة علي كعب المخالصة ، ولا يتم استخدام دفتر آخر إلا بعد انتهاء الدفتر السابق استخدمه ئ، وتسليمه للحفظ.

· عدم جواز الجمع بين أكثر من (عقد، أمر إسناد) في مخالصة واحدة ويجوز الجمع بين المستخلصات الفواتير عن ذات (العقد أو أمر الإسناد).

· الاحتفاظ بصورة طبق الأصل من العقود والمستخلصات الخاصة بالعمليات أو الفواتير أو أوامر التوريد ، أو أوامر الإسناد (حسب الأحوال)، في ملف العملية أو المشروع .

· يتم حفظ المستندات وصور المخالصات لكل عملية أو مشروع (شهريا) برقم مسلسل أو بملف باسم العملية ، وفقا لظروف وإمكانيات كل إدارة .