لا نجاح في مهارات التواصل دون إلمام مميز بآداب التليفون، فالمكالمات الهاتفية ليست كلمات تعبر الهواء لتنقل الأحاديث؛ بل مشاعر وضوابط تحدد كثيرًا من السمات الشخصية للمتهافتين.
وحدد خبراء عالميون قواعد إتيكيت استعمال التليفون، وحددها الدكتور نبيل عشوش في كتابه «فن الإتيكيت والبروتوكول»:
◄ التأكد من صحة الرقم المطلوب.
◄ الأصول العامة تؤكد ضرورة ذكر اسمك أولا.
◄ تأكد من الرد على المكالمات التليفونية بعد رنين الجرس الثاني.
◄ ليس من الإتيكيت أن يظل الرنين لمدة طويلة التليفون لمدة طويلة دون الاهتمام برفع السماعة والرد على الطالب.
◄ أجب على الطرف الآخر بطريقة رسمية ولا تجيب باستهانة وبساطة.
◄ لا تبدأ مكالمتك التليفونية أبدًا بكلمة «نعم أو أيوة».
◄ تلفظ كلماتك بوضوح وحاول أن تجعل صوتك مفعمًا بالحياة.
◄ التليفون يجعل صوتك مسطحًا ويجب أن تعوض ذلك بأن يكون صوتك أكثر مرحًا وغير مكتئب.
◄ يجب الرد على المكالمات التليفونية التي ترد إليك سريعًا، غالبًا الرد بين 24 و48 ساعة.
◄ عليك الرد على كل المكالمات التليفونية، حتى المكالمات غير المهمة أو غير المرغوب فيها.
◄ لا تجعل مكالمتك على الملأ فتكون إجابتك على الطرف الآخر مسموعة لمن حولك.
◄ وجه كل انتباهك للمتصل، وتحاش كل معوقات الاتصال مثل الرد على مكالمة تليفونية أخرى أو التحدث مع آخرين موجودين معك في المكان.
◄ إذا قطع الخط، ووضعت السماعة، يجب أن تعاود الاتصال حتى لو كان الإنقطاع بسبب الشخص الآخر.
◄ تنبه للإزعاج المحيط بك أثناء إجراءك اتصال تليفوني فيجب خوض صوت الموسيقى العالي أو التلفزيون.
◄ لا تجعل شخًا آخر يطلب لك مكالماتك إلا إذا كنت تشغل منصب رسمي ذو مستوى عالٍ وإلا يعتبر تعجرفًا كبيرًا.
◄ لا تأكل طعامًا مقرمشًا أثناء المكالمات.
◄ اعتذر بإخلاص إذا طلبت رقمًا خاطئًا.
◄ كن حساسًا بالنسبة لمسألة الوقت، مثل الاتصالات المبكرة جدًا أو المتأخرة ليلا، أو خلال وقت الظهيرة أو في أوقات الطعام.
◄ عندما تبدأ الحديث، أجلس في وضع مستقيم مع ترك قدميك مستويين على الأرض، فالجلوس في وضع تأهب يجعل صوتك يقظًا ومتنبهًا.
◄ أغلق التليفون في المواصلات العامة
